Telephony that understands your rooms, not just your extensions
Check-ins, check-outs, wake-up calls, call rights, do not disturb, housekeeping, emergency calls, phone supervision and billing — in a single interface, designed for reception and daily operations.
One module, all room professionals
The module's core idea: the room is a permanent entity of the establishment; the occupant changes. MaxiPBX manages both separately — only the usage context varies.
Hotels & residential hotels
Room 214 → Guest
Hospitals & clinics
Room 312 → Patient
Care facilities & nursing homes
Room 12 → Resident
Medical and social care facilities
Room B4 → Resident
Residences & group homes
Studio 3 → Occupant
Any facility with equipped rooms
One or more phones per room
Chaque chambre est une fiche à part entière
Une chambre n'est pas un simple utilisateur du standard : c'est une entité dédiée, avec son cycle de vie, son occupant du moment et son historique. Une hiérarchie souple — site, bâtiment, étage — structure les grandes installations sans compliquer les petites.
- Numéro, libellé, site, bâtiment et étage (facultatifs pour les petites structures)
- PLUSIEURS téléphones par chambre : poste principal, salle de bain, salon…
- Occupant actuel, statut d'occupation, statut de service et ménage
- Réveils, messagerie, droits d'appels et historique rattachés à la chambre
Une arrivée en un geste, un départ sans reliquat
L'affectation d'un occupant se fait en une seule opération : nom, langue, profil téléphonique, droits d'appel. Au départ, « Réinitialiser la chambre » remet tout à blanc — aucun message, réveil ou réglage d'un ancien occupant n'est accessible au suivant. La confidentialité, par construction.
- Check-in : droits activés, langue appliquée, messagerie initialisée automatiquement
- Check-out : purge de la messagerie, suppression des réveils et renvois, PIN réinitialisé
- Retour automatique au profil « Chambre vide » et à l'état disponible
- Un argument décisif pour la santé et le médico-social
Les bons droits d'appel, automatiquement
Des profils téléphoniques — Chambre vide, Standard, National, International, VIP, Patient… — appliquent de VRAIES restrictions au niveau du cœur téléphonique, pas un simple étiquetage. Ils changent dynamiquement à l'arrivée, au départ ou sur demande.
- Chambre vide : interne, réception et urgences seulement — externes bloqués
- Profils entièrement configurables par établissement
- Activation dynamique au fil du séjour, sans intervention technique
- Maîtrise des coûts en hôtellerie, règles homogènes en santé
Des réveils fiables, suivis à la seconde
Réveils créés depuis l'interface de réception, depuis le téléphone de la chambre par code de service, ou via API. Chaque réveil est suivi : programmé, réussi, sans réponse, échoué — avec réessais automatiques.
- Date, heure, répétition, langue, message audio, tentatives et délais configurables
- Les réveils ÉCHOUÉS ressortent clairement à la réception — sécurité des personnes
- En santé : rappels et réveils programmés pour les soins
Ménage, statuts et Ne pas déranger
L'état de chaque chambre est à jour en temps réel : le personnel change le statut directement depuis le téléphone de la chambre par codes de service. Le Ne pas déranger se respecte — sauf pour les extensions prioritaires que vous définissez.
- Statuts configurables : disponible, à nettoyer, nettoyée, à contrôler, maintenance…
- Codes de service depuis le poste : *571 nettoyée, *572 à nettoyer, *574 maintenance…
- DND activable de la chambre ou de l'interface, désactivable par la réception
- Réception, personnel autorisé et urgences peuvent contourner le DND
- Appels entre chambres : autorisés, interdits ou limités à un groupe (familles…)
Une urgence depuis une chambre ne passe jamais inaperçue
Quand une chambre appelle un numéro d'urgence, MaxiPBX génère immédiatement un événement horodaté — chambre, extension, numéro appelé — remonté à la réception et conservé en historique. Et parce qu'un poste muet est un risque en santé, chaque téléphone est supervisé : hors ligne trop longtemps, une alerte part.
- Identification de la chambre et de l’extension à l’origine de l’appel
- Événements et historique pour la réception
- Notifications selon les canaux configurés
- Suivi de l’état des téléphones pour l’exploitation
Pensée pour la réception, pas pour l'administrateur télécom
Une grille claire — chambre, occupant, téléphone, DND, réveil, statut, profil — avec filtres par bâtiment, étage ou état, et toutes les actions du quotidien en un clic. Le tableau de bord résume l'établissement : occupation, téléphones, réveils, alertes. Chaque événement est tracé dans le journal de la chambre.
- Actions rapides : affecter, libérer, réveil, DND, profil, statut, maintenance
- Tableau de bord : occupation 127/180, 176 postes en ligne, 2 réveils échoués…
- Journal horodaté par chambre, avec l'origine de chaque événement
- Rôles dédiés : la réception opère sans droits d'administration du standard
Facturation et intégrations métier
Chaque appel sortant peut être associé à la chambre et valorisé — prix opérateur, majoration, prix fixe ou à la minute — pour la note du client. Désactivable pour les établissements qui n'en ont pas besoin. Et le module s'ouvre à votre logiciel métier via API REST et webhooks, avec une architecture préparée pour les PMS hôteliers (Oracle Hospitality / OPERA / FIAS).
- Taxation par chambre et par occupant, tarifs configurables, totalement optionnelle
- Système externe → MaxiPBX : check-in/out, occupant, langue, profil, réveils…
- MaxiPBX → système externe : statuts, DND, appels, taxation, urgences…
- API REST, webhooks, connecteurs — sans dépendre d'un PMS particulier
Relier la réception aux outils métier
Raccordez la gestion des séjours et les événements téléphoniques à votre environnement hôtelier.
- API de check-in, check-out et gestion des occupants
- Réveils, profils téléphoniques et statuts de chambre
- Événements et exports pour l’exploitation et la taxation
- Connecteurs PMS selon le système et les fonctions retenus
Golden rule: emergencies, always
Regardless of a room's call profile — even 'Empty room', even the most restricted — emergency calls are NEVER blocked.
What this changes, sector by sector
Hospitality
- Express check-ins and check-outs, reliable wake-up calls, clear phone charges
- Housekeeping updated in real time, do not disturb respected
- Cost control thanks to call profiles
Hospitals & clinics
- Emergency calls tracked and reported immediately
- A silent room phone is detected and flagged
- Strict confidentiality between patients, through complete reset
Care facilities & nursing homes
- Scheduled wake-up calls and reminders, DND with priority exceptions
- Room statuses and daily service tracking
- Consistent and secure call rights for all residents
Residences & group homes
- Simple occupant and phone management
- Optional rebilling of communications
- Room groups and custom calling policies
Frequently Asked Questions
Does the Rooms Module replace our hotel PMS?
No, it complements it: your PMS remains your reservation and global billing tool, MaxiPBX Rooms controls all telephony aspects — call rights, wake-up calls, DND, call billing. An integration layer (REST API, webhooks) is ready to synchronize the two, with an architecture prepared for Oracle Hospitality / OPERA / FIAS environments.
What exactly happens when an occupant checks out?
The 'Reset room' function wipes everything in one action: voicemails purged, wake-up calls deleted, call forwarding and DND deactivated, PIN reset, call rights returned to 'Empty room' profile. The new occupant never has access to anything from the previous one — a strong guarantee, especially in medical settings.
Can a healthcare facility disable call billing?
Yes, billing is entirely optional: a hospital or care facility can disable it, while a hotel uses it to charge communications to the guest's bill — with configurable rates (operator price, markup, per-minute or fixed price).
How does housekeeping staff update room status?
Directly from the room phone, with customizable service codes: for example *571 for cleaned, *572 for to clean, *574 for maintenance. Reception sees the entire facility's status update in real time, with no radio or paperwork.
How can we be sure a room phone is still working?
Every phone is supervised continuously: online/offline status, last SIP registration, model and firmware. If a phone remains offline longer than a configurable duration, an alert is sent — in a hospital or care facility, an out-of-service phone is detected before it becomes a risk.
Can inter-room calls be forbidden?
Yes, the policy is configurable: inter-room calls allowed, forbidden, or limited to rooms in the same group — useful for a family spread across multiple hotel rooms, or to ensure privacy between patients.
See the Rooms Module with your own rooms
In a demo, we configure a few rooms from your facility — check-in, wake-up call, check-out — and you judge for yourself, with your reception team.